Demandes d'accès
Fonctionnalité Pro
Nécessite un abonnement MIA Pro.
Les demandes d'accès permettent de gérer les ouvertures et fermetures d'accès en libre-service, par un formulaire que vos employés remplissent eux-mêmes, sans que tout repose sur l'administrateur.
Comment ça marche
- Sur la page Demandes d'accès, le bouton Lien du formulaire pour vos employés donne l'adresse permanente du formulaire de votre compte, à partager avec vos employés (par exemple sur votre intranet).
- L'employé y saisit son adresse e-mail. S'il fait partie de vos utilisateurs, il reçoit par e-mail un lien à usage unique vers le formulaire de demande, qu'il remplit : personne concernée, type de demande (ouverture ou fermeture d'accès), applications, dates souhaitées. Le formulaire et ses e-mails nomment votre entreprise (son nom, à défaut son domaine, réglés dans Configuration → Organisation).
- La demande arrive sur la page Demandes d'accès, et vous recevez un e-mail qui mène à la demande. Vous approuvez ou refusez chaque application, puis validez la demande.
- À la validation, MIA exécute l'ouverture ou la fermeture, immédiatement ou à la date planifiée, via les applications concernées.
La liste des demandes
La liste se filtre par statut (en attente, approuvée, refusée, clôturée) et par type (ouverture ou fermeture d'accès). Les filtres restent dans l'adresse de la page : un lien recopié rouvre la même vue, et la ligne Demandes d'accès en attente de la page À traiter mène à la liste filtrée sur les demandes en attente. Un clic sur une demande l'ouvre.
La page d'une demande
La page d'une demande présente la personne concernée, qui a fait la demande et quand, les dates et la note éventuelles, puis ses applications. Son en-tête porte l'action que la demande attend :
- Valider la demande : approuvez ou refusez chaque application, puis validez. La fenêtre de confirmation demande les informations propres à chaque application et, pour une demande datée, la date à retenir sur les accès existants.
- Clôturer : une demande de fermeture dont la personne n'a aucun accès aux applications visées se clôture sans action.
- Ajouter des applications : une demande créée par l'application référente arrive vide (voir ci-dessous).
Une fois la demande traitée, Supprimer la demande, en bas de la page, la retire de la liste ; la demande et son arbitrage restent tracés dans le journal des accès.
Lien avec l'application référente
Les arrivées détectées par l'application référente créent automatiquement une demande d'accès à compléter, et vous recevez un e-mail qui mène à la demande. Ajouter des applications ouvre un panneau latéral où vous choisissez les applications à ouvrir : celles que suggèrent vos règles d'attribution sont pré-cochées, et l'application référente est cochée d'office, l'accès y étant déjà ouvert. Après votre confirmation, MIA ouvre les accès, et la page de la demande signale les applications dont l'ouverture a échoué.
Bon à savoir
- Le lien du formulaire est permanent et propre à votre compte. Le lien que l'employé reçoit ensuite par e-mail ne sert qu'à un seul envoi et expire 24 heures après avoir été demandé.
- Le lien du formulaire s'ouvre dans un navigateur non connecté à MIA : connecté, vous êtes renvoyé vers MIA. Pour le vérifier vous-même, ouvrez-le dans une fenêtre de navigation privée.
- Les pages du formulaire n'affichent ni l'assistance en ligne ni l'enregistrement de session : vos employés n'y laissent que leur demande.
- Une demande peut concerner aussi bien une ouverture (onboarding) qu'une fermeture (offboarding) d'accès.
- Sur une demande, la colonne Ouverture (ou Fermeture) indique ce que MIA a fait à l'approbation : effectuée, programmée, à faire manuellement, etc. L'état à jour de chaque accès se lit sur la page de l'utilisateur, accessible depuis la demande.
- Les dates passées sont refusées à la saisie. Une demande d'ouverture approuvée après sa date de désactivation n'ouvre aucun accès.
- À l'approbation, vous pouvez appliquer la date de désactivation aux accès que la personne détient déjà ou dont l'ouverture est déjà programmée.
- Sur une application où MIA ne peut pas fermer de compte, la date de désactivation d'une ouverture, comme celle d'une fermeture, est enregistrée sur l'accès : MIA vous rappelle de fermer le compte à la main le moment venu (le jour même pour une fermeture immédiate).
- Une date de désactivation déjà prévue à un autre jour n'est jamais remplacée sans vous : quand une demande de fermeture datée, ou une demande d'ouverture appliquée aux accès existants, vise un tel accès, la fenêtre de confirmation vous demande, application par application, de garder la date prévue ou d'appliquer celle de la demande.