Application référente & arrivées/départs
Fonctionnalité Pro
Nécessite un abonnement MIA Pro.
Désignez une application comme référente (par exemple votre SIRH ou votre annuaire) : MIA s'appuie alors sur elle pour automatiser le cycle de vie des accès au fil des arrivées et des départs.
Désigner l'application référente
Dans Configuration → Organisation, choisissez l'application référente, ou « Aucune » pour la retirer. Chaque changement passe par une confirmation qui en rappelle les conséquences. Une seule application est référente à la fois. L'onglet Réglages de chaque application dit si elle l'est, ou pourquoi elle ne peut pas l'être.
Seules les applications synchronisées par API qui fournissent l'adresse e-mail de leurs utilisateurs peuvent être référentes. À la désignation, MIA établit une photo de référence de l'effectif existant, afin de ne pas traiter tout le monde comme une nouvelle arrivée.
En changer, ou la retirer, annule les fermetures programmées en attente et supprime les demandes d'accès automatiques en attente. Les règles d'attribution de l'ancienne application référente sont conservées mais masquées : elles réapparaissent si elle le redevient.
Seules les arrivées d'utilisateurs sont détectées : avec la création automatique désactivée, un nouvel arrivant devient une anomalie et ne crée aucune demande.
À l'arrivée d'une personne
Quand une nouvelle personne apparaît dans l'application référente, MIA crée automatiquement une demande d'accès (voir Demandes d'accès) et vous envoie un e-mail qui y mène. Vous n'avez plus qu'à compléter la demande avec les applications à ouvrir, par Ajouter des applications : rien n'est ouvert sans votre validation.
Pré-remplir la demande d'arrivée
Certaines applications référentes décrivent vos utilisateurs par des attributs (direction, département, poste). MIA les affiche sur la fiche de l'utilisateur, et vous pouvez vous en servir pour pré-cocher les applications d'une arrivée.
Depuis Configuration → Kits et règles, section Règles d'attribution, créez une règle du type « Département = IT et Poste = Lead → kit Pack IT ». À chaque arrivée détectée, MIA évalue vos règles : les applications des kits dont toutes les conditions sont remplies arrivent pré-cochées dans le panneau Ajouter des applications de la demande, avec le nom du kit qui les a proposées.
- Un utilisateur qui satisfait plusieurs règles reçoit l'union de leurs kits.
- Une condition portant sur un attribut que l'utilisateur ne porte pas n'est pas remplie : une règle sur trois attributs ne s'applique qu'aux utilisateurs qui les ont tous les trois.
- Le tableau des combinaisons observées, sous vos règles, montre les combinaisons d'attributs réellement portées par vos utilisateurs, le nombre de personnes concernées, et celles qu'aucune règle ne couvre.
- Une règle pré-coche, elle n'ouvre rien : vous relisez, ajustez et validez comme d'habitude.
- Les règles valent pour les arrivées à venir. Modifier une règle ne recalcule pas les demandes déjà créées, ni les accès déjà ouverts.
Quand un attribut change de nom
Les noms des attributs et de leurs valeurs viennent de votre application référente, où vous les modifiez librement. Si vous y renommez un poste ou un département, MIA ne peut plus faire le lien avec les règles écrites sur l'ancien nom : ces règles ne s'appliquent alors plus à personne.
MIA vous le signale dans Configuration → Kits et règles : un bandeau compte les règles concernées, et la condition en cause est mise en évidence dans la règle. Modifier la règle suffit à la repointer sur le nouveau nom, sans avoir à la recréer.
MIA ne devine pas la correspondance entre l'ancien nom et le nouveau : votre application référente n'en conserve aucune trace. C'est donc à vous de choisir la valeur qui remplace celle qui a disparu.
Ce signalement suppose que MIA ait pu lire la liste des attributs de votre application référente. Si la connexion à cette application est en erreur, rien n'est signalé : l'incident se voit alors sur l'application elle-même, à son statut de synchronisation.
Au départ d'une personne
Quand une personne disparaît de l'application référente, MIA programme la fermeture en cascade de ses accès sur les autres applications, après une courte période de grâce. Si la personne réapparaît entre-temps, la fermeture programmée est annulée automatiquement.
Les applications où MIA ne peut pas fermer de compte, applications manuelles comprises, sont programmées elles aussi : l'e-mail de cascade les liste à part (« Accès à fermer manuellement »), et MIA vous rappelle de fermer ces comptes à l'échéance, sans jamais retirer les accès automatiquement. Si la personne réapparaît, même après l'échéance, le rappel s'arrête.
Garde-fous
- La détection est suspendue si l'application référente rencontre une erreur de synchronisation, pour éviter toute fausse manœuvre.
- La photo de référence initiale évite un afflux de demandes le jour de l'activation.
- Les fermetures programmées peuvent être ajustées avant leur échéance.